会务服务公司活动流程如何安排?

会务服务公司会议活动的开展是1个需要各方面统筹协调的系统工程，合理的统筹资源，安排好工作，是顺利开展工作的重要保证，工作流程的制定、系统合理的准备程序使会议更流畅。会议活动策划流程安排是活动策划公司内部有1个系统、有程序的制度来执行的，那么会议活动策划的工作流程应该是怎么样的呢?今天我们一起来了解下会务服务公司活动流程如何安排?

一、会务服务公司会议前期筹划

1、确定会议主题→确定议事日程→确定参会人选

2、会前通知：通知参会人员

3、方式：电话通知或书面通知

4、内容：时间、地点、参加人员范围、会议内容、会期、报到地点、要求(笔记等等) 　　

5、注意：通知后需落实有关负责人是否收到，并及时记录→确定最后参会人员 　

6、统计制作参会人员名单，包括参会人员所属区域、姓名、性别、职务，并最后按照其职务统计分类;

7、统计交通路线，到达时间，飞机或火车，安排接送，详细写清楚参会人员所属区域、姓名、性别、职务、电话;联系酒店：联系房子、预定房子(数量、类型、时间、价格)→联系会议室 　　会议厅(容量、时间、设备、价格)→餐饮安排 　　

8、是否需要在会议时准备茶点，是否需要在会后安排1个宴会，是否需要提供饮用水，正餐有多少人安排多少桌 　　

二、会务服务公司会议准备材料 　　

1、领导讲话稿; 　　

2、发放资料：会议日程安排表、铅笔和纸、讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人1份)、其他文件、房卡等等; 　　

3、会议设备：电脑、投影仪、激光笔、话筒、录音录像设备; 　　

三、会务服务公司场地布置： 　　

1、会议横幅 　　

2、主席台的安排：谁?几个人?怎样安排?是否需要铭牌?位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否够用?怎样安排?是多个分店(部门)的来的，除主管和中层外，其他要分区坐(座)，1个团队1个区域。 　　

3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好安排!(设备最好准备2套以上) 　　　

4、如果发放奖品：要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面(但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放)。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式?穿戴是否整齐、符合要求?会前是否进行过演练? 　　

5、非常重要的会议，请速记员。 　　

6、国际性会议，准备同音翻译。 　　

7、支出预算：文件资料、路费、房子、餐饮、会议场地租借、相关设备及现场布置都需要花钱，大概多少费用也要在方案结尾概算1下。 　　

四、会务服务公司、会议后期： 　　

1、退房：结账，收回房卡安置好不能及时离开的与会者。 　　

2、送站：根据返程时间，统筹规划，送参会人员 　　

3、会议照片：如有人需要，抽时间拷给他们，会后邮件发送很不方便 　　

4、收拾：会议物品，避免忙中出错，遗漏东西 　　

5、整理会议记录，总结为会议纪要进行会议总结，分析不足之处，保留不错环节

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