办会议有哪些需要注意的地方

　　我们常说办婚宴有很多的注意事项，其实办会议也是如此，也有很多需要注意的地方。办会议你可能会忽视的细节有哪些？看看这些你有没有注意过？

　　自带酒水是否收费

　　对于会议主办方来说，为了节约会议成本，在召开酒店会议的时候难免会选择自带酒水。有些会场会明确规定不能地带酒水，这个问题自然不用多说，也很明确也就不用考虑过多。但是要注意的是，有些会场会允许你自带酒水，但是没有明确说明自带酒水是否要支付开瓶费用，这一点是很多会务人员都会忽略的一个小细节。对于这一点最好是能够在事先确定清楚，并且在合同中写明，并且要把酒水和饮料区分开来，毕竟每个不同的会场都有自己不同的规则。

　　视美会务小编支招：酒水费和开瓶费一定得事先确认清楚并写入合同！

　　区分订金和定金

　　要召开会议，提前预订酒店会场时必不可少的一个环节，相关负责人在签署预订合同之前一定要看清楚写的是订金还是定金这两者虽然只有一字之差，却代表着不同的权益。因为订金是订立、预订的意思，而定金则是法律意义上的责任承担。也就是说，如果合同上是订金，预订方呀更改宴会会场，商家需要退还订金；如果合同上是定金，也就是下定，商家需要预留这个定期时间，商家和预订方都无权更改，若更改需给予对方赔偿。

　　视美会务小编支招：签署合同之前一定要区分开是订金还是定金！

　　合理分配时间

　　召开会议，时间的掌控尤为重要。一定要尽量最少的时间去接待每一位与会嘉宾。要合理安排会议时间，会议当天，你作为会议主办方肯定有很多事情需要你去做，千万不要花费大量的时间来接待一个你认为十分重要的人，如果这样做其他的与会嘉宾会觉得他们没有受到重视，同时还会影响到整个会议流程。如果在这次出席的嘉宾中有多年交情的老朋友，同时又有很多话要聊也要等会议结束之后再续家常。

　　视美会务小编支招：不花太多时间接待个别嘉宾，合理分配时间，顾全大局！

　　是否留有备用餐桌

　　当你在预订会议酒店的时候，难免会考虑到会议用餐的问题，而这个问题就关系到有多少人会吃饭。很多时候在会议还没开始之前，你对很多的因素都是不确定的，只能是心里有个大概的数。因此在与会嘉宾的数量无法确认的情况下，最好是在安排会议用餐是多备一桌，俗话说有备无患嘛。但是备用桌的费用要谈好，并在合同中写明！并且要明确写明如果宾客人数过多，使用了这备留的一桌，那按照整场费用收取，如果客人数不到，以至这桌的冷菜没有食用，那可事先谈好只负责冷菜费用，其他费用可以不用再付。

　　视美会务小编支招：备好备用桌，备用桌费用在签署合同中注明！

　　量力而行

　　这里所说的力，当然是指酒力啦。在会议餐桌上难免少不了会喝酒交际。但是在会议这种场合一定要做到量力而行，千万不要逞强，也不要硬劝别人喝酒，特别是对于酒量差的人来说，很可能喝多了就喜欢胡言乱语，在下场会议中影响到会议秩序。因此，要记得要会务人员注意所有与会嘉宾的安全，喝酒要适可而止。

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